Kako da uspešno upravljate vremenom 5 ZLATNIH PRAVILA

Kako da uspešno upravljate vremenom
5 ZLATNIH PRAVILA

Danas kada je vreme postalo deficit, sve veću vrednost ima upravo način da se njime ekonomiše. Vreme ne može da se akumulira, ne možete ga zaustaviti i uštedeti da biste ga “trošili” kasnije. Ljudi koji su dobro organizovani uspevaju da ga maksimalno iskoriste, i ostavljaju utisak da sve rade sa lakoćom i bez nervoze. To je zato što su ovladali veštinom upravljanja vremenom

Radite deset stvari u isto vreme, prekida vas stalna zvonjava telefona, mejlovi koji pristižu, kolege koje vas stalno nešto pitaju… U pola pet više ne znate gde vam je glava, a niste završili ni desetinu posla! I tako iz dana u dan, a tenzija samo raste. Zvuči poznato? Evo nekoliko praktičnih saveta kako da bolje organizujete vreme, povećate efikasnost i smanjite stres na poslu.

1. Analizirajte kako trošite vreme. Da li znate da se najviše vremena, čak 80%, potroši na najnebitnije stvari, a samo 20% na one krucijalne. Dok se bavite odgovaranjem na svaki imejl koji vam stigne u toku dana, odlažete da, na primer, kontaktirate klijenta i dogovorite se za sastanak, i evo, već je kraj radnog vremena i ovaj zadatak „prebacijete“ na sutra. Zato je važno da analizrate svoje ponašanje i da vodite mini dnevnik svakog dana: šta ste tačno radili, koliko vremena ste proveli obavljajući svaki zadatak, kakvi su rezultati. Na kraju prepoznajte gde je mogla da bude bolja iskoristljivost vremena i gde možete da budete efikasniji, a šta treba potpuno da prestanete da radite.

2. Rasporedite zadatke. To što je neko prezauzet na poslu ne znači i da je produktivan, a to bi, složićete se, trebalo da bude cilj. Verujem da ćete se prepoznati u ovoj izjavi – želite da obavite previše stvari u toku dana ili nedelje, bukvalno se zatrpate njima, a onda na kraju nedelje shvatite da niste uradili ni trećinu! Naravno da ste frustrirani i verovatno mislite da imate previše posla. Ipak, u pitanju je nešto drugo – nemaju svi zadaci isti značaj niti su svi hitni. Prvi korak je da sve planirane zadatke i aktivnosti popišete, a zatim rasporedite u četiri kolone: bitno, hitno, nije bitno i nije hitno. Već na prvi pogled biće vam jasno na šta treba da se fokusirate, kao i da zadatke iz poslednje dve kolone možete ili da odložite za npr. kraj nedelje ili meseca, ili još bolje da ih delegirate. Najviše vremena posvetite obavezama iz prve dve kolone. Kada jednom naviknete da ovako raspoređujete posao sve će biti lakše. Savet plus – pored svakog zadatka napišite rok za njegovo obavljanje! To će vam dodatno pomoći da se vremenski organizujete.

sl_1_vreme

Mini dnevnik može da vam pomogne da budete efikasniji

3. Organizujte radno mesto. Gomila papira, bezbroj lepljivaca na monitoru, dva, tri rokovnika – vaš radni sto izgleda kao da je bomba pala na njega. Reći ćete da se vi odlično snalazite u tome, ali za vaš mozak je, na prvi pogled, to zapravo HAOS. „Zbunjen“ je, ne zna na šta tačno treba da usmeri pažnju, i to su one situacije kada započnete nešto, pa se prebacite na drugo, počinjete treće, a sve vreme imate osećaj da vam nešto nedostaje ili još gore da ste nešto zaboravili. Poznato? Da biste imali jasan fokus na to što treba da radite treba da organizujete prostor tako da je na prvom mestu uredan, jer će tako biti funkcionalan. Naviknite se da na kraju radnog vremena pripremite svoje radno mesto za ujutru – da prvo što vidite bude red.

Antistres misao